Trámite documentario y gestión de archivos
Este curso está diseñado para proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarios para una gestión efectiva del trámite documentario y los archivos en organizaciones públicas y privadas. Los participantes aprenderán los principios y técnicas esenciales para la gestión documental, desde la recepción y clasificación de documentos hasta su almacenamiento y disposición final. Se abordarán las normativas y mejores prácticas para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y la eficiencia en el manejo de archivos. El curso incluye un enfoque práctico en el uso de herramientas tecnológicas para la gestión documental, así como estrategias para mejorar los procesos de archivo y reducir el riesgo de pérdida de información. Al finalizar, los participantes estarán capacitados para implementar y supervisar sistemas de gestión documental que optimicen el flujo de trabajo y garanticen la integridad y accesibilidad de la información.
Modalidad presencial
Modalidad Virtual
Modalidad In House
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¿Quienes deben participar?
- Responsables y gestores de archivo, encargados de la organización, mantenimiento y actualización de sistemas de archivo en sus instituciones.
- Personal de administración y oficina, que maneja el flujo de documentos y trámites en el día a día de la empresa u organismo.
- Secretarias y asistentes administrativos, que necesitan optimizar sus habilidades en la gestión documental y el manejo de archivos.
- Responsables de cumplimiento normativo y auditoría, que deben asegurar que los procesos documentales cumplan con las leyes y regulaciones vigentes.
- Profesionales en gestión documental, que buscan actualizar sus conocimientos sobre técnicas y herramientas modernas para la gestión de archivos.
- Técnicos y especialistas en sistemas de información, que implementan y mantienen sistemas electrónicos de gestión documental.
- Estudiantes y recién graduados en áreas relacionadas con la administración, bibliotecología, archivística y gestión de la información, que desean adquirir conocimientos prácticos en la gestión documental.
- Consultores en administración documental y archivo, que ofrecen asesoría a organizaciones sobre la optimización de procesos documentales.
Estructura curricular del curso
Trámite documentario y gestión de archivos MODULO 01
SESION 01
Introducción a la Gestión Documental
- Definición y Objetivos de la Gestión Documental
- Qué es la gestión documental.
- Objetivos y beneficios de una buena gestión documental.
- Tipos de Documentos y Archivos
- Documentos administrativos, técnicos, legales y financieros.
- Diferencias entre documentos de archivo y documentos de trámite.
- Definición y Objetivos de la Gestión Documental
Normativa y Regulación en Gestión Documental
- Legislación Nacional e Internacional
- Leyes peruanas relevantes: Ley N° 27806 (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública), Ley N° 29783 (Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo).
- Normas ISO aplicables: ISO 15489 (Gestión de Documentos), ISO 30300 (Sistemas de Gestión Documental).
- Requisitos Legales para la Conservación y Disposición de Documentos
- Plazos de conservación según tipo de documento.
- Procedimientos para la eliminación de documentos y archivos.
- Legislación Nacional e Internacional
Procesos del Trámite Documentario
- Recepción y Registro de Documentos
- Métodos de recepción: física, electrónica.
- Registro y seguimiento inicial de documentos.
- Clasificación y Codificación de Documentos
- Sistemas de clasificación: alfabética, numérica, por temas.
- Codificación de documentos para facilitar el acceso y la recuperación.
- Trámite y Seguimiento de Documentos
- Gestión de flujo de documentos: desde la recepción hasta la resolución.
- Herramientas para el seguimiento del estado de documentos.
- Flujo Documental
- Mapas de flujo de documentos.
- Técnicas para la optimización del flujo documental.
- Recepción y Registro de Documentos
Gestión de Archivos
- Principios de Organización y Almacenamiento
- Métodos de organización física: archivos en papel, estanterías, cajas.
- Estrategias para el almacenamiento digital: carpetas, bases de datos.
- Sistemas de Clasificación y Archivo
- Clasificación por función, fecha, importancia.
- Implementación de sistemas de gestión de archivos físicos y digitales.
- Métodos de Archivo Físico y Digital
- Técnicas para el archivo físico: etiquetado, indexación.
- Técnicas para el archivo digital: nomenclatura de archivos, estructuras de carpetas.
- Principios de Organización y Almacenamiento
Trámite documentario y gestión de archivos MODULO 02
SESION 02
Digitalización de Documentos
- Proceso de Digitalización
- Equipos y tecnologías para digitalización: escáneres, software OCR.
- Procedimientos para la conversión de documentos físicos a digitales.
- Beneficios de la Digitalización
- Acceso y recuperación rápida de documentos.
- Reducción de espacio físico y costos de almacenamiento.
- Integración en el Sistema de Gestión Documental
- Sincronización de documentos digitales con sistemas existentes.
- Seguridad y protección de documentos digitalizados.
- Proceso de Digitalización
Sistema de Gestión Documental Electrónica
- Introducción a los Sistemas de Gestión Documental (SGD)
- Qué es un SGD y sus componentes principales.
- Beneficios y funcionalidades de un SGD.
- Implementación y Mantenimiento
- Pasos para la implementación de un SGD.
- Mantenimiento y actualización del sistema.
- Seguridad y Protección de Datos
- Protocolos de seguridad para sistemas electrónicos.
- Protección de datos y privacidad en SGD.
- Introducción a los Sistemas de Gestión Documental (SGD)
Control de Acceso y Seguridad Documental
- Políticas de Acceso a Documentos
- Definición de niveles de acceso y permisos.
- Procedimientos para la autorización de acceso a documentos sensibles.
- Protección de Información Confidencial
- Técnicas para proteger la información confidencial.
- Manejo de datos personales y cumplimiento de regulaciones.
- Auditoría y Control de Acceso
- Métodos para auditar el acceso y uso de documentos.
- Herramientas para la vigilancia de la integridad documental.
- Políticas de Acceso a Documentos
Conservación y Destrucción de Documentos
- Criterios para la Conservación
- Tipos de documentos que deben ser conservados a largo plazo.
- Métodos de conservación física y digital.
- Procedimientos de Destrucción Segura
- Técnicas de destrucción: trituración, borrado seguro.
- Registro y control de la destrucción de documentos.
- Planes de Conservación y Eliminación
- Desarrollo de un plan de conservación.
- Estrategias para la eliminación sistemática de documentos.
- Criterios para la Conservación
Trámite documentario y gestión de archivos MODULO 03
SESION 03
Archivos en la Nube y Tecnologías Emergentes
- Uso de Servicios en la Nube
- Ventajas de almacenar documentos en la nube.
- Comparación de proveedores y servicios en la nube.
- Desafíos y Consideraciones
- Seguridad y privacidad en la nube.
- Costos y accesibilidad.
- Tecnologías Emergentes en Gestión Documental
- Blockchain para la autenticidad de documentos.
- Inteligencia artificial en la organización y búsqueda de documentos.
- Uso de Servicios en la Nube
Gestión de Calidad en Documentación
- Estándares de Calidad
- Definición y aplicación de estándares de calidad en gestión documental.
- Métodos para asegurar la precisión y la calidad de los datos.
- Indicadores y Métricas
- Definición de indicadores clave de rendimiento (KPI) para la gestión documental.
- Técnicas para la evaluación de la eficacia de los procesos documentales.
- Mejora Continua
- Estrategias para la mejora continua en la gestión documental.
- Implementación de cambios basados en auditorías y retroalimentación.
- Estándares de Calidad
Casos Prácticos y Talleres
- Análisis de Casos Reales
- Estudio de casos de gestión documental en diferentes tipos de organizaciones.
- Discusión de problemas y soluciones en la gestión documental.
- Ejercicios Prácticos
- Talleres sobre clasificación, archivo, y digitalización.
- Simulación de la implementación de un sistema de gestión documental.
- Análisis de Casos Reales
Conclusiones y Recomendaciones Finales
- Desafíos y Soluciones
- Identificación de los principales desafíos en la gestión documental.
- Estrategias para superar obstáculos comunes.
- Recomendaciones para la Mejora Continua
- Mejores prácticas para la gestión documental.
- Recomendaciones para mantener y optimizar los sistemas de archivo.
- Desafíos y Soluciones
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Certificación
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Docentes altamente calificados
Marcela Romero de Bastos
Ingeniero Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería desde 1979, una y una Especialización en Finanzas otorgada por la Pontifica Universidad Católica del Perú. Y una Maestría en Sistema de la Universidad del Callao.Amplia experiencia en Gerencia y Administración de Proyectos de Tecnología de la información desde 1989, trabajando como Jefe de Sistemas y/o Gerente de Proyectos, sobre todo en Proyectos Integración de procesos, uso de firmas digitales, digitalización de documentos y ERP (Sistemas Integrados de Gestión) de diferentes proveedores.Con más de 20 años de experiencia en la actividad de tecnología y manejo de procesos, tanto en el área Privada como pública.Además de docente en sistema integrados de gestión para la Científica del Sur, así como para Cibertec. Y expositora para Digitalización de Documentos y Uso de firmas digitales.
Liz Agapito Ulloa
Profesional en Gestión Documental, con más de 15 años participando del diseño, implementación y monitoreo de proyectos de modernización, gobierno electrónico, gobierno abierto, con experiencia en docencia, expositora en eventos nacionales, implementación de líneas certificadas de digitalización de documentos con valor legal, uso de firma, certificados digitales, implementación de Centros de Información y Archivos Centrales, ocupando cargos como coordinadora de Gestión Documental, Archivo Central y asistencia técnica a nivel nacional. Trabaja en diferentes entidades, implementando el Modelo de Atención al Usuario y el Modelo de Gestión Documental.
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