Digitalizacion de documentos y archivos
El curso «Digitalización de Documentos» es una inmersión total en la revolución digital, diseñada para transformar tu manera de gestionar y preservar la información. A lo largo de este curso, no solo dominarás las tecnologías y metodologías más avanzadas en digitalización, sino que también desarrollarás una comprensión estratégica sobre cómo optimizar flujos de trabajo y garantizar la seguridad de la información en la era digital. Con un enfoque práctico y orientado a resultados, te prepararás para liderar procesos de transformación digital en tu organización, aumentando la eficiencia, reduciendo costos y asegurando la integridad de los documentos en un entorno cada vez más competitivo. Prepárate para ser el agente de cambio que tu empresa necesita en la nueva era digital.
Modalidad presencial
Modalidad Virtual
Modalidad In House
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Estructura curricular del curso
Digitalizacion de documentos y archivos SESION 01
Fundamentos de la Digitalización Documental
1.1 Introducción a la Digitalización
- Definición y alcance de la digitalización documental.
- Evolución histórica y desarrollo de las tecnologías de digitalización.
- Importancia en la gestión moderna de documentos.
- Digitalización y transformación digital: relación y diferencias.
1.2 Tipos de Documentos y Formatos Digitales
- Clasificación de documentos físicos (textos, gráficos, planos, fotografías, etc.).
- Tipos de documentos digitalizables: administrativos, legales, históricos, técnicos, etc.
- Formatos de archivos digitales: PDF, TIFF, JPEG, PNG, y otros.
- Comparativa de formatos: ventajas y desventajas según el tipo de documento.
1.3 Normativas y Estándares de Digitalización
- Normas internacionales y locales aplicables a la digitalización (ISO 19005, ISO 27001, etc.).
- Estándares de calidad y preservación en la digitalización.
- Regulaciones sobre la conservación digital y validez jurídica de documentos digitalizados.
Tecnología y Equipamiento para la Digitalización
2.1 Escáneres y Equipos de Digitalización
- Tipos de escáneres: planos, de tambor, de rodillos, y especializados (escáneres para libros, planos, etc.).
- Características técnicas de los escáneres (resolución, velocidad, tamaño de escaneo, etc.).
- Mantenimiento y calibración de escáneres.
2.2 Software de Digitalización y Gestión Documental
- Programas de captura y gestión de imágenes.
- Herramientas de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
- Software de indexación y etiquetado.
- Sistemas de Gestión Documental (SGD): características y funcionalidades.
2.3 Integración de Sistemas y Automatización
- Integración de herramientas de digitalización con sistemas ERP y CRM.
- Automatización de procesos de digitalización.
- Workflows automatizados para la gestión de documentos digitalizados.
Digitalizacion de documentos y archivos 2024 - SESION 02
Procesos y Metodologías de Digitalización
3.1 Planificación del Proyecto de Digitalización
- Fases de un proyecto de digitalización: planificación, ejecución, y cierre.
- Evaluación y selección de documentos para digitalizar.
- Definición de objetivos y métricas de éxito.
3.2 Preparación de Documentos para Digitalización
- Técnicas para el manejo seguro de documentos frágiles o antiguos.
- Ordenación, clasificación y eliminación de duplicados.
- Tratamiento previo a la digitalización (limpieza, reparación, etc.).
3.3 Proceso de Escaneo y Captura de Imágenes
- Ajustes de configuración del escáner (resolución, color, escala de grises, etc.).
- Técnicas de escaneo para diferentes tipos de documentos.
- Captura de imágenes en lotes y manejo de grandes volúmenes de documentos.
3.4 Optimización y Control de Calidad en la Digitalización
- Revisión y mejora de la calidad de imagen.
- Corrección de errores comunes (desalineación, manchas, etc.).
- Metodologías de control de calidad: muestreo, auditorías internas, etc.
3.5 Indexación y Categorización de Documentos Digitalizados
- Estrategias para la creación de índices y metadatos.
- Técnicas de categorización y etiquetado.
- Herramientas para la búsqueda y recuperación de documentos digitalizados.
Gestión y Seguridad de Documentos Digitalizados
4.1 Almacenamiento y Organización de Archivos Digitales
- Sistemas de almacenamiento local y en la nube.
- Estructuras de carpetas y bases de datos documentales.
- Políticas de retención y eliminación de documentos digitales.
4.2 Seguridad y Confidencialidad en la Digitalización
- Protección de datos y cifrado de documentos.
- Control de acceso y permisos de usuario.
- Estrategias para la prevención de pérdida de datos y gestión de riesgos.
4.3 Copia de Seguridad y Recuperación de Información
- Tipos de copias de seguridad (completa, incremental, diferencial).
- Soluciones para la recuperación de datos.
- Planes de contingencia ante fallos en el almacenamiento digital.
Digitalizacion de documentos y archivos 2024 - SESION 03
Implementación de Sistemas de Gestión Documental (SGD)
5.1 Introducción a los Sistemas de Gestión Documental (SGD)
- Funciones clave de un SGD.
- Beneficios de la implementación de un SGD en la organización.
- Comparativa de los principales SGD en el mercado.
5.2 Selección y Personalización de un SGD
- Criterios para la selección de un SGD adecuado.
- Configuración y personalización del SGD para satisfacer necesidades específicas.
- Integración del SGD con otras herramientas de gestión empresarial.
5.3 Capacitación y Gestión del Cambio en la Implementación del SGD
- Planes de formación para usuarios y administradores del SGD.
- Estrategias para la adopción y uso efectivo del SGD.
- Gestión del cambio y adaptación cultural en la organización.
Aspectos Legales y Normativos de la Digitalización
6.1 Marco Legal de la Digitalización
- Leyes y regulaciones sobre la digitalización y conservación de documentos electrónicos.
- Requisitos legales para la validez jurídica de documentos digitalizados.
- Gestión de documentos electrónicos en procesos legales y administrativos.
6.2 Certificación y Autenticación de Documentos Digitales
- Certificación digital y firma electrónica.
- Procedimientos para la autenticación de documentos digitalizados.
- Uso de blockchain para garantizar la integridad de documentos digitales.
Taller Práctico de Digitalización
8.1 Simulación de un Proyecto de Digitalización Completo
- Planificación, ejecución y evaluación de un proyecto de digitalización.
- Escaneo, procesamiento e indexación de documentos.
- Revisión de calidad y almacenamiento seguro de documentos digitalizados.
8.2 Resolución de Problemas Comunes en la Digitalización
- Identificación y solución de errores frecuentes en el escaneo.
- Mejora continua y optimización de procesos de digitalización.
8.3 Evaluación Final y Presentación de Resultados
- Evaluación de los conocimientos adquiridos.
- Presentación de un proyecto final de digitalización.
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MARCELA ROMERO
DOCENTE
Ingeniero Industrial y de Sistemas de la Universidad Nacional de Ingeniería desde 1979, una y una Especialización en Finanzas otorgada por la Pontifica Universidad Católica del Perú. Y una Maestría en Sistema de la Universidad del Callao.Amplia experiencia en Gerencia y Administración de Proyectos de Tecnología de la información desde 1989, trabajando como Jefe de Sistemas y/o Gerente de Proyectos, sobre todo en Proyectos Integración de procesos, uso de firmas digitales, digitalización de documentos y ERP (Sistemas Integrados de Gestión) de diferentes proveedores.Con más de 20 años de experiencia en la actividad de tecnología y manejo de procesos, tanto en el área Privada como pública.Además de docente en sistema integrados de gestión para la Científica del Sur, así como para Cibertec. Y expositora para Digitalización de Documentos y Uso de firmas digitales
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