Todas las entidades del Estado tienen requerimientos en la búsqueda de mejoras progresivas, que se ubican en el marco del desarrollo de las políticas del Estado, las cuales se fundamentan en la modernización de las oficinas y de los servidores públicos, quienes se encuentran en absoluta disposición del ciudadano común, lo que nos motiva de manera consecuente a crear un sistema denominado Contrataciones del Estado.
Aunque suene repetitivo, el objeto de las contrataciones del Estado siguen siendo una prioridad para la política pública, cuyo afán es el de disminuir los tiempos para que se haga un proceso de libre economía y oferta, en el que el Estado pueda valorar las propuestas de los diferentes proveedores para la realización de obra, obtención de un bien o la ejecución de un servicio.
Es de esta manera que las contrataciones del Estado toman un giro moderno, organizado y con menos períodos de espera para adjudicar bienes o servicios, adjudicación que se desarrolla mediante un conjunto de fases que se conjugan para seleccionar al más adecuado, pero ¿cuáles son estas fases y en qué se basan?
Planificación de las Contrataciones del Estado
Esta es la principal etapa de las Contrataciones del Estado, porque en ella reposan las bases de la ejecución del servicio en pro de la nación, la cual va de la mano con el Plan Opertivo Institucional (POI) de cada una de las entidades del Estado y el Presupuesto Institucional de Apertura de Contrataciones, para poder efectuar enteramente todo el acto logístico con el que se inicia.
La Planificación de las Contrataciones del Estado o Actos Preparatorios sirve para mirar cuál es el objeto de la contratación, los costos, los tiempos y características esenciales que están distribuidas en un Plan Anual de Contrataciones.
Durante esta fase se procede a preparar el expediente de la contratación: requerimiento, estudio de mercado, resumen de la contratación y la certificación presupuestaria, la cual es otorgada por el área presupuestaria de cada entidad.
Fase de selección
Tal y como su nombre lo indica, durante un proceso pequeño de evaluación de los proveedores, se procede a seleccionar de acuerdo a las características del servicio la elección de quien brindará el bien, servicio u obra, a través de un conjunto de subetapas que forman parte del proceso.
- Asistencia a la convocatoria.
- Registro de los participantes en el sistema.
- Integración de las bases del requerimiento.
- Presentación de cada una de las ofertas emitidas (estudio de mercado).
- Evaluación y calificación de las ofertas.
Una vez que se culminan con todas las etapas, uno de todos los que realizaron su oferta resultará el elegido.
Fase de Ejecución de las Contrataciones del Estado
La fase de ejecución es la última etapa del proceso de la contratación con el Estado y se basa en que, después de haber elegido al proveedor este se llega a ejecutar.
Posterior a la ejecución y dada la buena pro en ambas partes y conformidad del área usuaria se procede a realizar las respectivas documentaciones que se encuentran en torno al contrato.
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