La gestión documental o de archivos, es el compuesto de normas técnicas y prácticas utilizadas para la administración de documentos de cualquier índole, ya sean recibidos o elaborados por la misma organización.
A través del trámite documentario, se facilita la recuperación de información, delimitar el tiempo de almacenaje de escritos, descartar los que ya no interesan, y resguardar la preservación a largo plazo de los documentos más importantes, empleando los fundamentos correspondientes.
Dichos trámites de archivos representan una actividad antigua, orientada a cubrir la necesidad de documentar, establecer actos administrativos, y presentar las transacciones legales y comerciales por escrito, a fin de validar los hechos.
La imagen de una empresa, sea pública o privada, se ve reflejada en la manera en cómo están organizados sus archivos, y en el servicio eficiente de la información que ellos almacenan; por lo que la gestión de los documentos y archivos, es considerada como una herramienta fundamental para su organización, enfocada en el alcance de los objetivos, y las metas institucionales.
A propósito de esto, surge el modelo de gestión de documentos, en el que los archivos desempeñan un papel esencial. En el que se consideran el ciclo de vida de los documentos en la organización, desde que se generan o reciben, hasta su disposición final.
También, se toman en cuenta en este modelo, la identificación de las series documentales, la sistematización de los documentos de acuerdo a los datos contenidos para los niveles de acceso, la tipología documental y procedencia.
Por lo que se considera que, sin los archivos en las empresas no existiría la posibilidad de contar con una gestión documental apropiada, ni con el cumplimiento de los métodos técnicos archivísticos, establecidos en la normativa legal en el Perú, y en las normas internacionales correspondientes.
Decreto N° 1310 y la Gestión Documental
Por medio del Decreto Legislativo N° 1310, se presentan medidas adicionales de simplificación administrativa, entre las que se establecen en el artículo N° 8, la interconexión de los sistemas de trámite documentario o equivalentes de las entidades de la Administración Pública, para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas organizaciones, mediante la Plataforma de Interoperabilidad del Estado (PIDE), administrado por la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática (ONGEI), actualmente Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI).
Asimismo, este artículo constituye que las entidades del Poder Ejecutivo deben adecuar sus sistemas de trámite documentario o equivalentes para el envío automático de documentos electrónicos con otras entidades, así como dentro de sus áreas, órganos y unidades.
En el marco del mencionado Decreto Legislativo N° 1310, y la aprobación del Modelo de Gestión Documental, ha promovido la revisión de diferentes conceptos y mecanismos vinculados al manejo de archivos, además de generar controversia sobre la importancia y beneficios que esta normativa traerá para las organizaciones, donde se apuesta a la optimización de los procesos archivísticos, y el ordenamiento del trabajo.
La puesta en marcha del Modelo de Gestión Documental, admite la aplicación de una correcta gestión por procesos, en el que se define y establece todo el manejo de documentos, empezando por su trámite de ingreso, seguido de su almacenamiento.
Esto constituye un desafío significativo, donde la archivística obligatoriamente se deberá apoyar en los sistemas informáticos, por lo que se requiere una adecuada conexión entre el órgano de administración de archivos, el área de procesos y el departamento de sistemas; los cuales conformarán un equipo integrado y objetivo, representado por el director general de la institución; orientado al direccionamiento y cumplimiento de las reformas establecidos en el Modelo de Gestión Documental, constituido con los requerimientos específicos de la institución.
Del papel a lo digital
Las denominadas tecnologías de la información y las comunicaciones, mejor conocidas como TIC, se mantienen en procesos constantes de evolución, generándose así, un gran impacto en las organizaciones empresariales.
Ante esto, el manejo tradicional de los documentos institucionales, también se encuentran presentando transformaciones importantes, asociado a los cambios digitales que se vienen presentando en la sociedad.
En la actualidad, la mayoría de los escritos están siendo creados de manera electrónica, utilizando las diversas herramientas informáticas que existen, al igual que los documentos que ya habían sido realizados de forma manual, están siendo cambiados al formato digital, a través de procesos de digitalización.
Entre los beneficios de los documentos electrónicos y digitales resalta el aumento de capacidad para acceder de forma múltiple a un mismo documento, facilidad de portabilidad y transferencia de la información, permite recuperar información, admite búsquedas rápidas de los documentos, contribuye a la interoperabilidad de sistemas de información, concede la trazabilidad del documento, entre otros.
Sin embargo, el riesgo de manejar documentación electrónica reside en la autenticidad e integridad, al igual que la identidad del escritor de los mismos. A fin de proteger estos documentos, se crea la firma digital como instrumento de protección para los posibles peligros.
El trámite documentario y la gestión de archivos, representan una herramienta vital dentro de la organización empresarial, ya que, mediante estos mecanismos se llevan a cabo todas las responsabilidades correspondientes a la recepción, desarrollo y entregas de documentos y escritos.
