Existen diferentes conceptos y preceptos que se consideran al momento de hablar de una secretaria, pero lo que sí es que es un rol dentro de las organizaciones que se caracteriza como uno de los más importantes, porque las secretarias son la mano derecha del jefe y las que tienen acceso a información que, en muchos casos, es clasificada. Por ello es que existen algunos criterios a considerar para ser una secretaria eficiente:
- Discreción: Estás en el sector público y eres la mano derecha de tu jefe, por lo que es indispensable que seas una persona discreta con toda la información que puedes llegar a tener a la mano, pero sobre todo con todos los ojos que están alrededor. Por tus manos pasan informaciones de las que solo tú tienes conocimiento, la mayor parte de ella es de contenido delicado, por lo que debes guardar muy bien todo ello para ti.
- Puntualidad: Existen dos tipos de jefes, los que son madrugadores y los que no, por lo que debes tratar de estar siempre a la hora, siempre antes del jefe en tu puesto de trabajo. La puntualidad marca la pauta en cualquier centro de trabajo, pero cuando eres secretaria o asistente de gerencia debes mantenerte antes de la hora de entrada.
- Paciencia: Si eres secretaria lo primero que debes saber es que los ataques de ira y explosiones volcánicas no van de la mano con esta importante labor. Para ejercer estas tareas se debe tener mucha paciencia, porque se tiene que lidiar con las emociones del jefe y de todo su alrededor, incluso hasta su familia, pues eres tú la encargada de llevarle su agenda.
- Organización: Una buena secretaria mantiene el orden en sus documentos y en las tareas que tiene que realizar diariamente. Organiza los días y coloca prioridades, crearse una agenda propia de las labores del jefe y de las suyas propias puede ayudar; esto puede lograrse usando dispositivos móviles, ya sea un teléfono inteligente o una tableta, pues existen diferentes aplicativos que ayudan a programarse.
- Capacidad de respuesta: Si hay algo que el jefe y todo lo que abarca estar en el puesto de secretaria o asistente de gerencia desean con todas las fuerzas de su corazón es que exista respuesta a lo solicitado. Actualmente existen diferentes canales de comunicación que no se pueden obviar, como por ejemplo los correos electrónicos, los mensajes de texto, las llamadas, entre otros. Esperar es visto como un atraso en cualquiera de sus aristas, por lo que las secretarias deben estar capacitadas para dar una respuesta rápida, eficiente y clara.
- Escucha y soluciona: Esta es una de las habilidades en las que la mayoría falla. Imaginemos por un momento que tu jefe debe reunirse con otro gerente y debes arreglar la reunión. Tu jefe es un hombre ocupado por lo que no debes recurrir a él para hacer preguntas como “¿cuál sería el sitio más ideal para que se reúnan?”. Debes contar tu propia iniciativa y solucionar nimiedades, así como también escuchar atentamente para luego poder brindar una respuesta oportuna.
- Manejo del lenguaje: Estás en contacto con mucha gente diariamente. Son personas importantes con las que tienes expresarte correctamente e igualmente cuando atiendes las llamadas de tu jefe. El buen manejo del lenguaje oral dice mucho de tu persona. Evita el mal pronunciamiento de las palabras, hazte amiga de la lectura y de una correcta ortografía para evitar malentendidos en el mensaje escrito y pronuncia y elige las palabras que vas a hablar correctamente.
- Niveles comunicacionales óptimos: Aquí no solo haremos especial hincapié en que debes saber cómo usar los canales de comunicación (correo electrónico, redes sociales, teléfonos celulares, computadoras, entre otros), sino que también debes asistir a capacitaciones para que conozcas y te mantengas actualizada sobre las tendencias comunicacionales en el mundo empresarial. Las capacitaciones periódicas harán que tus niveles de ortografía y redacción se mantengan en el punto eficiente, además de complementar tus días con los nuevos aplicativos informáticos que tienen los teléfonos celulares para organizar el tiempo, como Everenote, la cual puedes configurar de acuerdo a tus necesidades.
Una buena secretaria se mantiene a la vanguardia para incrementar su rendimiento.
- Lealtad: En toda organización requieren lealtad, pero cuando perteneces al sector público entonces se requiere que también te conserves como una persona leal, de confianza, con seguridad en lo que haces y cómo te comuniques. Recuerda que ser secretaria no es solo un puesto que te sirve para escalar hacia otros rumbos, también te enseña a cómo ser mejor en lo que desempeñas a diario.
- No postergar: Un buen asistente de gerencia tampoco posterga. Acumular tareas no es bueno ni para ti, ni para tu jefe, ni para la organización en la que trabajas. Lo ideal es que todo el trabajo siempre se mantenga en orden y esté listo a tiempo, de esta forma nunca tendrás inconvenientes si se presenta algo de última hora.
Estos son algunos de los tips con los que puedes hacer tus labores más eficientes de los que ya lo son, y si ya cuentas con todos ellos, entonces te felicitamos, porque entonces llegarás a ocupar otros puestos de mayor envergadura.
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