10 tips para lograr un documento perfecto

El paquete de Microsoft puede a veces complicar las tareas de una secretaria, sobre todo si se trata de cumplir con todos los parámetros designados para un texto y es por ello que hemos podido detallar al menos unos 10 tips, que puedes considerar al momento de formalizar un documento dentro del software de tu preferencia.

1. Chequea el contenido: Hasta en las redacciones más informales podemos encontrar errores ortográficos y de tipeo. No te pedimos que hagas una revisión de otro contenido, sino que revises el texto hasta que tengas la certeza de que no hay ningún tipo de error, y también la coherencia.
2. Una vez chequeado por última vez el contenido, por favor, selecciona todo el documento y dirígite a la opción «Párrafo», tal y como se te indica en la imagen siguiente. Por lo que es relevante que localices cómo se encuentran los valores predeterminados del documento.
3. Ajusta los interlineados. Normalmente se encuentran en la opción de «múltiple», que equivale al 1.15 mms entre línea y línea, lo que puede causar que los párrafos se encuentren desnivelados. Consigna la opción y, si requieres que las líneas estén mucho más juntas elige la opción de interlineado «sencillo», que deja un espacio de 1mm entre línea y línea, mientras que el interlineado de 1.5 hace que el texto se desplegue con mayor espacio, lo que deja una ventaja en el documento, por si se quieren hacer notas o correcciones. Normalmente los trabajos de grado se entregan con este tipo de interlineado.
4. El tema del espaciado debe rescatarse en los documentos y colocarlos a «cero» en todos los casos posibles, ya que ofrece que el texto se vea uniforme y sin disparidades.
5. Chequea las sangrías (si es que vas a utilizarlas), lo normal a usar es de 0.5 mms.
6. Una vez culminada la visualización de la estructura de los párrafos, procederemos a ordenar todo lo que abarca la tipografía.
7. Chequea el tipo de letra en el que escribes, incluyendo los apartados de «negrita», «cursiva» y «subrayado».
8. En lo sucesivo, debes configurar el número de la letra, tanto para el título, como para subtítulos y el contenido del texto.
9. No olvides colocar las viñetas o señalizaciones dentro del texto, porque nuestro lector lo digiere de una manera más cómoda.
10. Exporta en formato PDF. Una vez que creas que el documento está listo para ser enviado, te sugerimos que tomes la opción de «Guardar como» y selecciones la opción «PDF», de esta forma está libre de modificaciones.

Si usted desea capacitarse en torno a este tema y otros de relevancia secretarial sirva consultar haciendo clic aquí.