Actualmente la gestión de archivos es uno de los casos más serios que se tienen en consideración dentro de cualquier empresa, pues se trata de mantener el orden el pasado de tus trámites, pues aún en plena era digital, debe consignarse ciertos aspectos dentro de nuestras computadoras para poder acceder fácilmente a ellos, por ello ha surgido la interrogante de cómo puedo hacerlo mejor para ahorrar tiempo.
A esto venimos. Podemos hace un pequeño manual con algunas de las recomendaciones más relevantes de los especialistas en estructurar sistemas de archivos dentro de la oficina o en nuestro propio hogar, porque es de esta forma que lograremos llevar a un mejor término nuestra relación con las actividades y sus rastros del pasado.
¿Cómo puedo gestionar? Tips para lograrlo
Existen diferentes métodos con los que fácil y rápidamente puedes lograr cambiar tu sistema de gestión de archivos, solo con usar un poco de ingenio, creatividad y por supuesto dedicándole un poco tiempo extra. No te preocupes por el tiempo que demores, porque lo más importante es que con estos tips podrás ahorrar tiempo en el futuro.
Lo primero que debemos considerar para hablarte de estos tips es que actualmente la gestión de archivos que se realiza actualmente abarca el orden digital, por lo que muchos bien esperan para hacerla la limpieza y una ubicación en la nube o pretenden hacerla en el mismo disco duro o en una partición de este.
- Nombre o nomenclatura clara y precisa: Si es el caso de realizar una carpeta para comenzar a clasificar los datos, por favor escoge un nombre, nomenclatura o abreviatura corta. De esta manera evitas tener que desplazarte ampliando los cuadros de vista o escribir menos para ser detectado. Debe ser lo más simple posible, genérico y preciso posible. Que puedas identificar fácilmente sin tener que dar mayores vueltas para hallarlo. ¿Cómo puedo hacerlo? Fácil. Siéntate a definir qué es lo que vas a archivar y hazlo poco a poco.
2. Crea estructuras no mayores de cuatro niveles. Es decir, supongamos que estás por almacenar facturas. Entonces el orden de niveles de carpeta de lo macro a lo micro sería de la siguiente forma: 2018/Febrero/28/Kristalia. Lo que sea que se ocurra después del cuarto nivel está fuera de lugar, pues en ese caso es preferible apartar la información.
3. Prohibido duplicar archivos: A veces nos pasa que queremos colocar dos registros similares en el mismo sitio. Evita hacer esto para que continúes haciendo mayor cantidad de mejorar en tus labores con el pasar de los días.
4. Pon a mano lo que necesites: Existen documentos que utilizas a diario o a los que tienes que acceder de forma automática cuando empiezas con tus actividades. Entonces estos documentos son los que quedaran permanentemente a tu disposición, mientras que otros puedes resguardarlos en el lugar que tienes destinados para ellos.
5. Verificar carpetas públicas y privadas: Mucha de la información que a veces se tiene en las empresas se segmenta en la red pública de la organización. Procura que cuando estés efectuando este tipo de actividades, puedas dividir cada carpeta: pública y privada.
6. Revisar, borrar y limpiar tus archivos: Si bien unas de las tareas más difíciles de gestionar el archivo es mantener el orden y verificar que la información que hayas evaluado para ordenar debes ser meticuloso al momento de borrar, y aunque muchos no estén de acuerdo, algunos concordamos con que todo lo que esté respaldado en la nube puede ser eliminado del disco duro para ahorrar espacio y evitar un colapso.
Esperamos que todos estos tips hayan sido de gran ayuda para ti respondiendo a la pregunta «¿cómo puedo gestionar mejor mis archivos?» y, por supuesto, si quieres consultar por nuestros programas de capacitación, puedes hacer clic aquí.
