Al momento de contratar a una secretaria dentro de una institución gubernamental se recogen diferentes pautas dentro de su CV, sin embargo, no todas las personas que se postulan para estos puestos colocan las necesarias habilidades que poseen, como por ejemplo las aplicaciones tecnológicas que pueden hacer de sus labores mucho más eficientes.
Muchas secretarias se enfocan en realizar estudios, especializaciones, entre otros, sin considerar que existen varias aplicaciones que solo requieren revisión y ejecución para visualizar y demostrar que se puede ser más eficiente y efectivo, lo que se traduce en que podemos también ser diestros en algunos programas tecnológicos, pues como estamos cada vez más adentrados a la era digital, podría ser normal que puedas hacer una que otra actividad extracurricular que te ayuden a mejorar la gestión dentro de la oficina y también tu hoja curricular.
Eficientes aplicaciones
Acá te brindamos algunas eficientes aplicaciones que te ayudarán a mejorar tu vida laboral, presta atención y toma nota:
Microsoft Office: Es un paquete que es imprescindible manejar, sobre todo en windows, que representa el sistema operativo más utilizado en las organizaciones tanto públicas como privadas. El office de windows se divide en diferentes áreas que te detallaremos a continuación:
-Word: Es el área de office que ofrece escribir documentos de acuerdo a la tipografía que se elija. Le permite redactar informes, documentos de cualquier tipo, almacenarlos en su PC y modificarlos en el tiempo que requiera. Durante la edición puede añadir imágenes, tablas, gráficos, índices. Es uno de los programas más completos y por ello es imprescindible usarlos.
-Excel: Es el sector del office usado para estadísticas, bien organizado en el que puedes automatizar algunas áreas matemáticas a través de algunos códigos que se manejan una vez que se hayan adentrado al programa.
-Power Point: Le ofrece editar y diseñar diapositivas que le permiten proyectarlas, su utilidad es mayormente gráfica ya que normalmente es usada para el público y mostrar diferentes datos.
Redes sociales: En una era netamente digital es imprescindible que se deba aprender a ser no solo a ser la secretaria en físico, sino también la que atienda a nivel virtual. Es indispensable que actualmente las secretarias tengan conocimientos eficientes sobre Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, YouTube, entre otros. Esto resulta todo un momento de la comunicación, por lo que no hay que dejar atrás este tipo de novedades, pues actualmente, quien no está en Google, no existe.
Proveedores de correo electrónico: Es inaudito que actualmente una secretaria no sepa la diferencia entre un correo corporativo y un proveedor de correo electrónico, pues ambos son completamente diferentes, funcionan diferentes, aunque están hechos para el mismo fin: recibir correos electrónicos, aunque uno pertenece a la corporación y el proveedor te ofrece un servicio que puede ser corporativo o personal. Dentro de los diferentes proveedores que existen se encuentran Yahoo, Gmail, Outlook, entre otros, que se diferencian por su interfaz, diseño, estructura, almacenamiento y aplicaciones de planificación y calendarios que sirven de recordatorios.
Google Drive: Es una herramienta que le permite a los usuarios transferir y compartir archivos en grupo que se encuentran almacenados y vinculados a su correo electrónico. Es una excelente aplicación que sirve de soporte en caso de que se borre información en su pc, por lo que está garantizado que se mantendrá resguardada en las alas del Drive.
Adobe Reader: Es un software que es utilizado para crear documentos con seguridad y sin seguridad, con carácter o sin sentido de modificación que le permite leer los formatos PDF. Los documentos generalmente cuando quieren leerse sin generar una edición externa, entonces se les envía así a los destinatarios para que solo tengan presentan la información, trabaja de la mano con varios programas, uno de ellos los del paquete de Office.
***WinRar: Es un plus que queremos que tomes en cuenta. La mayoría de las veces dentro de las oficinas tenemos una cantidad de documentos que queremos agrupar en un mismo sitio y por ello creamos una carpeta, para enviar por correo electrónico, sin embargo, se presenta la incomodidad que los archivos son muy pesados, es decir, que poseen una gran cantidad de megabytes que no son aceptados por nuestro proveedor de correo electrónico. Aquí es donde interviene WinRar: se trata de un instrumento que nos permite comprimir algunos documentos para que al ser enviados sean más livianos, sin alterar su contenido. Para descargarlo solo debe seleccionarse una carpeta de origen y descargar todo.
Si usted desea obtener capacitaciones y actualizarse sobre los temas del momento entre las secretarias, por favor infórmese aquí.
Fuentes:
http://mundodesecretarias.blogspot.com/2013/03/que-programas-hay-que-saber-manejar-en.html#.XBEYqHRKiHs
https://spartanhack.com/aplicaciones-para-convertirse-secretaria-virtual/
https://www.primerempleo.com/programas-informaticos-que-debes-dominar-para-encontrar-trabajo
Las 15 mejores aplicaciones para optimizar tu tiempo en el trabajo en 2017
