La digitalización de documentos puede ofrecer múltiples ventajas para la modernización gubernamental. Sobre todo ahora, con los cambios y actualizaciones en la modalidad laboral que venimos desempeñando ante la pandemia por Covid -19.
En la administración pública, el manejo del papeleo y documentación física es algo cotidiano y constituye un papel fundamental en el ejercicio laboral, sin embargo, con el objetivo de una gestión estatal más simple, práctica y eficiente, este concepto ha venido evolucionando.
Actualmente, existe una gran necesidad de aprovechar las ventajas de la gestión documental digital para reducir gastos, además de mejorar los procesos a ejecutar y la calidad de los servicios ofrecidos a los ciudadanos, además de ofrecer mejores herramientas a los funcionarios y servidores públicos, para desarrollar su trabajo de manera más transparente y sencilla.
En consideración a ello, la digitalización de documentos contribuye con la optimización y posibilita la interacción electrónica tanto interna como de manera externa, ya sea con los usuarios, funcionarios, otras administraciones, entre otras partes involucradas. Cumpliendo de esta manera, un rol importante en la modernización gubernamental.
Desde la posibilidad de liberar espacio en la oficina, guardar la documentación en la nube para acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar, manejar las tareas laborales de forma telemática, y sin documentos físicos; forman parte de los diversos beneficios que permite una gestión documentaria más práctica y automatizada.
En medio de un panorama empresarial en constante evolución, y con propósito de alcanzar un mejor posicionamiento en la automatización de actividades y optimización de procesos, es clave contar con la digitalización de documentos que mejore la eficiencia de la gestión documental.
Beneficios de la digitalización en la gestión pública
- Agilización de la tramitación administrativa.
- Normalización de los documentos administrativos.
- Organización de forma homogénea y eficaz de la documentación administrativa.
- Establecimiento de políticas de conservación de documentos en soporte papel y electrónico.
- Controlar el acceso a la información.
- Liberar espacio físico para uso de otros procesos.
- Ahorro en el tiempo de consulta de documentos.
- Seguridad de la información.
- Posibilita versionar cada archivo, ya que mantiene un registro de auditoría detallado, que permite configurar la trazabilidad de los documentos digitales.
- Soporta una gran amplitud de formatos y permite la transformación de cualquier tipo de documento.
- Facilita la interconexión con otros componentes de la infraestructura de la administración electrónica.
- Es totalmente multiusuario con gestión de permisos y roles.
- Ofrece transparencia y practicidad para el usuario.
- Hace posible el seguimiento y control de los procesos ejecutados.
