El Modelo de Gestión Documental es uno de los procedimientos más llamativos de la administración pública, porque se trata de la gestión de un desarrollo de archivos que se realiza dentro de las organizaciones del sector público.
Este constituye una técnica que se implementa en su mayoría dentro de las organizaciones del sector público, porque son estas las que producen gran cantidad de documentación, por lo que se crea una especie de memoria colectiva.
La gestión documental y de archivos es un proceso transversal en todas las organizaciones, por lo que se integra en todos los procesos que llevan a cabo las distintas áreas de una organización.
Todo ello provee para cualquier entidad una serie de ventajas entre las que perfilan:
Autenticidad e integridad en los documentos, lo que garantiza que este sistema debe poder mantener ambos aspectos con la aplicación del modelo de gestión documental, por lo que deben estudiarse los demás detalles para que pueda desarrollarse óptimamente toda la tarea.
Mientras que por otra parte, también se podría generar como constante ventaja que exista una conservación amplia y permanente de los archivos en cuestión con referencia a lo estipulado en las entidades.
Ya hemos mencionado que este método es altamente eficaz dentro de la administración pública, porque sencillamente recoge la mayor cantidad de documentación producida y almacenada en una institución.
Sin embargo, los constantes cambios tecnológicos nos permiten ir yendo a la vanguardia en cuanto a las temáticas más relevantes, tanto a nivel de documentación archivística, como por ejemplo, acudir a una correcta digitalización de documentos.
Dentro de los demás cambios se encuentra también tratar de mantener el orden dentro de los muebles.
Al respecto, desde un punto de vista técnico también se pueden destacar los instrumentos a usar:
- Cuadro de clasificación.
- Mapa documental.
- Tabla de seguridad y acceso.
- Plan de preservación
- Esquema de metadatos.
- Perfil de aplicación de metadatos.
- Guía de implementación de metadatos.
Siendo estos los más aspectos más resaltantes para llevar a cabo la gestión documental.
